Liste de tâches

Les « todo list », j’arrête quand je veux !

 Liste de tâches

Gilles est le responsable administratif et financier d’une PME du secteur du transport. Lors d’un coaching, il m’a indiqué combien lui pesait la gestion de sa liste de tâches (todo list). Lorsque sur celle-ci, sur sa « todo-list », arrivent en première place certaines activités particulières, le voici plongé dans le jeu bien connu de leur positionnement. Un peu plus bas sur la liste, ouf, ils ne les voit plus pendant quelques jours (la procrastination bien connue), puis elles approchent… mais elles sont encore assez loin, pas besoin de les prendre en compte. Le jeu consiste donc à laisser monter le stress, sans en souffrir et à éliminer des tâches qui ont été maintes fois reportées et non réalisées, tâches qui paraissaient essentielles il y a quelques semaines et qui ne le sont plus aujourd’hui. Mais, il faut bien remplir ses obligations, la dernière minute arrive et revoici le stress qui monte, jusqu’à ce que la pression interne soit assez forte pour qu’il les réalise.

Intégrer dans ma todo list des tâches correspondant à mes valeurs

Il semble qu’une des difficultés soit liée au caractère obligatoire des tâches qui constituent notre todo-list, la plupart de celles-ci sont contraignantes, demandent un temps que nous n’avons pas envie de prendre, n’amènent pas de plaisir, peu de stimulation. Remplir la déclaration X5712, relancer un règlement non reçu, préparer une réunion, faire réviser sa voiture, ressemblent souvent à des pensums, un peu comme la liste des devoirs d’un collégien ou comme une liste de course.

Quelques conseils proposés par Gilles :

  • Clarifier les actions pour être le plus concret possible,
  • identifier différemment l’urgent et l’important ;
  • donner du sens aux tâches à réaliser en fonction de notre rôle ;
  • clarifier les échéances pour ne pas mélanger les enjeux ;
  • définir le temps nécessaire pour leur réalisation ;
  • prendre quelques instants chaque jour et une demi-heure chaque semaine pour remettre la liste à jour.
  • prendre du plaisir à barrer les actions réaliser, en savourant réellement le travail fait,
  • intégrer des actions plaisantes, innovantes qui  permettent de mener à bien ce qui est le plus important pour chacun, ce qui nous motive, nous entraine, nous fait vibrer.

Gilles a mis en œuvre cette stratégie depuis quelques semaines et sa liste de tâches comporte de nouvelles actions telles que : demander des idées à ses collaborateurs pour simplifier la procédure de reporting ; proposer un temps d’échange d’une heure sur les valeurs du service ; lire 2 articles sur la coopération en en tirer une idée fonctionnelle, la proposer ; demander un feed-back positif au service marketing.

Quelle réussite !

Daniel Chernet, Facilitateur du travail d’équipe, coach
Formateur et Superviseur de coachs